Integrar Shopify con un ERP sin descuadrar el stock

Integrar Shopify con un ERP parece, sobre el papel, una tarea de conexión: elegir un conector, mapear campos y activar la sincronización. En la práctica, la mayoría de descuadres de stock vienen de decisiones que nadie tomó antes de conectar. Aquí repasamos esas decisiones, cómo montar la sincronización de stock y pedidos y qué probar antes de dejar que dos sistemas gestionen el mismo inventario.

Por qué una integración entre Shopify y un ERP descuadra el stock

Una integración puede estar activa y funcionando y aun así generar diferencias, porque dos sistemas toman decisiones distintas sobre el mismo dato. Imagina una tienda que vende online y a distribuidores: Shopify deja comprar una unidad que el ERP ya había reservado para un pedido B2B. Los dos sistemas hacen lo que se les configuró. Lo que falta es haber decidido cuál manda.

Los síntomas se repiten bastante de un proyecto a otro:

• Productos que aparecen agotados en la web mientras el almacén tiene unidades.
• Pedidos que se aceptan online y luego no se pueden preparar.
• Diferencias que se corrigen a mano cada mañana y vuelven a aparecer por la tarde.
• Cuando hay una discrepancia, nadie sabe con certeza qué cifra es la buena.

Antes de revisar el conector, apunta qué sistema decide cada dato y qué debe pasar cuando la sincronización falla.

Decide el sistema maestro de cada dato

Antes de conectar nada, define dónde nace cada dato y quién tiene permiso para corregirlo. No tiene por qué ser el mismo sistema para todo. Un reparto habitual sería este:

• Stock: el origen es el ERP o el software de almacén, y Shopify recibe una disponibilidad calculada.
• Precios y fichas comerciales: pueden vivir en el ERP, en un PIM o en Shopify, pero solo en uno de ellos.
• Pedidos: nacen en Shopify y pasan al ERP, que devuelve los estados de preparación y envío.
• Clientes: depende de si hay condiciones B2B, facturación específica o tarifas especiales.

Si hay varias ubicaciones, aclara cuáles atienden pedidos online y cuáles son exclusivamente físicas. Una tienda con almacén central y dos tiendas físicas que no preparan envíos no debería sumar las tres cifras en la web.

Con el maestro claro, cualquier corrección manual se hace en un único sitio. Si alguien ajusta el stock directamente en Shopify mientras el ERP también lo actualiza, la siguiente sincronización pisará uno de los dos cambios y nadie sabrá cuál era el correcto.

Distingue stock físico, reservado y vendible

El stock físico y el vendible no siempre coinciden. Las reservas, las devoluciones pendientes de revisar, las unidades defectuosas o la mercancía comprometida con otro canal reducen la cifra que puedes ofrecer online.

Documenta qué estados descuentan stock y cuándo lo recuperan. Por ejemplo:

• Un pedido pagado reserva unidades; uno pendiente de pago, quizá no.
• Una devolución recibida no vuelve a ser vendible hasta que alguien la revisa.
• Un margen de seguridad por referencia evita vender la última unidad, que quizá esté dañada.
• Las unidades en tránsito entre almacenes no deberían contar como disponibles.

El conector tiene que aplicar esa lógica antes de enviar la cantidad. Si el ERP envía el físico y Shopify lo trata como vendible, el descuadre está garantizado aunque la sincronización funcione perfectamente. Si tu caso combina tienda física y varios almacenes, en stock multialmacén en Shopify explicamos cómo separar ubicaciones y disponibilidad por canal.

Elige la frecuencia y el sentido de cada sincronización

No todos los datos necesitan la misma urgencia. El stock de productos con mucha rotación exige actualizaciones casi inmediatas, mientras que un catálogo de baja rotación puede sincronizarse cada cierto tiempo sin riesgo. Para cada flujo, decide:

• Sentido: de qué sistema a cuál, y si alguna vez es bidireccional.
• Disparador: evento (webhook) o tarea programada.
• Granularidad: cambios incrementales o volcado completo.
• Ventana: qué ocurre con las ventas que entran mientras se sincroniza.

Lo que mejor suele funcionar es combinar eventos para lo urgente con una reconciliación periódica que compare ambos sistemas y avise de las diferencias. Así el dato se mantiene al día y la reconciliación recoge lo que los eventos dejaron escapar.

Trata los eventos duplicados y fuera de orden

Los webhooks pueden llegar más de una vez y las tareas automáticas pueden reintentarse. Si una actualización de pedido ejecuta dos veces el mismo descuento de stock, tendrás un descuadre aunque ambas peticiones hayan terminado con éxito.

Para evitarlo, diseña operaciones idempotentes: procesar el mismo evento dos veces debe dar el mismo resultado que procesarlo una. En la práctica significa:

• Guardar el identificador de cada evento procesado y descartar los repetidos.
• Enviar cantidades absolutas cuando sea posible, en lugar de restas relativas.
• Comprobar la fecha de cada cambio para no aplicar un dato antiguo encima de uno nuevo.
• Usar el identificador del pedido de Shopify como referencia única en el ERP.

Con los pedidos pasa igual: si el ERP recibe dos veces el mismo, tiene que reconocerlo y no crear un duplicado.

Cómo se recupera la integración cuando el ERP falla

Tarde o temprano el ERP dejará de responder durante un rato, quizá media hora un viernes por la tarde. Para que eso no acabe en pedidos perdidos o duplicados necesitas:

• Una cola que guarde los mensajes pendientes en lugar de perderlos.
• Reintentos con límite y espera creciente entre intentos.
• Un registro legible de cada error, con el pedido o la referencia afectada.
• Una forma de reprocesar un pedido concreto sin duplicarlo.
• Avisos que lleguen a una persona capaz de actuar, además del registro.

Decide también qué ve el cliente mientras tanto. Si la sincronización de stock lleva horas parada, quizá sea mejor bloquear la venta de ciertas referencias que seguir vendiendo a ciegas. En automatización de pedidos contamos cómo diseñamos flujos en los que las excepciones quedan a la vista.

Qué excepciones probar antes de activar la integración

Los pedidos normales suelen funcionar desde el primer día. La fiabilidad se juega en las excepciones, así que el plan de pruebas debería incluir como mínimo:

• Una devolución parcial de un pedido con varias líneas.
• Una cancelación después de que el pedido haya llegado al ERP.
• Dos compras simultáneas de la última unidad.
• Una transferencia de stock entre almacenes.
• Un artículo vendido en Shopify sin correspondencia en el ERP.
• Una caída del ERP durante varios minutos con pedidos entrando.
• Una modificación manual del pedido desde el administrador de Shopify.

Anota el resultado esperado de cada prueba antes de ejecutarla. Si en alguno de estos casos no sabes qué debería pasar, ya tienes la primera decisión pendiente.

Conector existente o integración a medida

Si el volumen es reducido y tu ERP tiene un conector mantenido para Shopify, un conector bien configurado puede ser suficiente. Comprueba qué campos sincroniza, cómo gestiona los errores, si permite reprocesar y qué control te da sobre la lógica de stock.

Una integración propia empieza a compensar cuando hay varios canales, ubicaciones con reglas distintas, condiciones B2B, kits o packs, o cuando el conector estándar no explica qué hizo con cada pedido. En ese punto, una integración ERP y ecommerce diseñada para tu operativa evita corregir a mano lo que el conector no entiende.

Piensa en una tienda que vende packs compuestos por tres productos sueltos. Si el conector solo conoce referencias individuales, el pack nunca descontará bien el stock de sus componentes, y reglas así son las que suelen justificar un desarrollo a medida.

Checklist antes de conectar Shopify y el ERP

• Sistema maestro definido para stock, precios, pedidos y clientes.
• Ubicaciones que atienden pedidos online identificadas.
• Estados que reservan, descuentan y liberan stock documentados.
• Frecuencia y disparadores de cada flujo decididos.
• Operaciones idempotentes y control de eventos duplicados.
• Cola, reintentos, registro y alertas con un responsable.
• Plan de pruebas con excepciones y resultado esperado.
• Reconciliación periódica entre ambos sistemas.

Si tu tienda ya tiene una integración que descuadra y no sabes por dónde empezar, una auditoría técnica ecommerce permite localizar dónde se pierde el dato antes de tocar código. Si prefieres diseñar la conexión desde cero, en integraciones Shopify te contamos cómo trabajamos.