Cómo conectar la tienda online con el ERP: Holded, A3, Sage u Odoo

Conectar la tienda online con el ERP suele empezar con una pregunta sencilla al proveedor del ERP o a un buscador: si existe un conector para Shopify, PrestaShop o WooCommerce. Suele haber algo, y lo que cuesta averiguar es si ese conector entiende tus tarifas y tu forma de facturar. Esta guía repasa qué datos viajan en cada sentido y qué comprobar con ERP habituales en España como Holded, A3, Sage, Odoo o Business Central antes de decidir entre un conector o una integración a medida.

Qué datos viajan entre la tienda y el ERP en cada sentido

Antes de hablar de herramientas, conviene dibujar los flujos. Cada dato nace en un sistema y debe tener un único sitio donde se corrige.

De la tienda al ERP suelen ir:

• Pedidos, con sus líneas, descuentos, gastos de envío, impuestos y método de pago.
• Clientes, sobre todo los que piden factura con NIF y razón social.
• Devoluciones y cancelaciones, que en el ERP se traducen en abonos o rectificaciones.

Del ERP a la tienda suelen ir:

• Stock disponible por almacén o el stock vendible ya calculado.
• Precios y tarifas, incluidas las condiciones especiales de clientes profesionales.
• Datos de artículos, si el ERP es el maestro del catálogo.
• Estados de pedido, número de seguimiento y, a veces, la factura en PDF.

No todos los flujos necesitan la misma frecuencia. El stock de productos con rotación alta pide actualizaciones rápidas; las fichas de producto pueden ir por lotes. Si vendes en Shopify, en la guía para integrar Shopify con un ERP sin descuadrar el stock entramos en detalle en el reparto de sistemas maestros.

Conectar la tienda online con el ERP: conector existente o integración a medida

Lo habitual es elegir entre un conector del marketplace o del fabricante del ERP, un servicio intermedio con un mapeo configurable o una integración programada para tu operativa.

Un conector existente encaja cuando el catálogo es sencillo, hay un solo almacén, las ventas son sobre todo a particulares y el mapeo que trae coincide con lo que haces. Se pone en marcha antes y lo mantiene un tercero. A cambio, su lógica es la que es: si no contempla packs, varios almacenes o una serie de facturación concreta, te toca adaptarte o corregir a mano.

Una integración a medida empieza a compensar cuando hay tarifas por cliente, packs que descuentan componentes, varias tiendas o canales contra el mismo ERP, reglas de impuestos particulares o un volumen en el que corregir a mano deja de ser asumible. También cuando el conector actual falla y no deja ver qué hizo con cada pedido.

El servicio intermedio puede ser una herramienta de automatización en la que solo se programan las partes con reglas propias. Lo comparamos en la guía sobre n8n, Make o Zapier para ecommerce.

Holded, A3, Sage, Odoo y Business Central: qué comprobar en cada caso

Bajo cada uno de estos nombres hay productos, ediciones y versiones distintas, y la forma de sacar o meter datos cambia de una a otra. Por eso no tiene sentido dar por hecho que tu ERP tiene API, ni cómo es. Comprueba con tu proveedor o tu partner si tu versión y tu plan exponen una interfaz para integraciones, qué datos cubre y en qué condiciones.

Holded

Es un software en la nube pensado para pymes. Revisa si tu plan permite el acceso por API, qué entidades cubre (contactos, productos, pedidos, facturas, almacenes) y si gestiona varias tarifas o almacenes tal como los usas tú.

A3

Bajo la marca A3 conviven varios productos de gestión, unos instalados en el servidor de la empresa y otros en la nube. La vía de integración depende de cuál uses y de su versión, y muchas veces pasa por el distribuidor que te lo implantó. Pregunta si existe una interfaz oficial, si requiere licencia adicional y si hay que instalar algo en vuestro servidor.

Sage

Pasa algo parecido: Sage tiene varias líneas de producto para distintos tamaños de empresa, con posibilidades de integración diferentes. Si el ERP está instalado en local, averigua cómo se accede desde fuera de la red de la oficina y quién mantiene ese acceso.

Odoo

Odoo existe en edición comunitaria y de empresa, en la nube del fabricante o en un servidor propio. El acceso externo a los datos puede depender de la edición y del plan, y las instalaciones con módulos añadidos por un partner pueden tener campos o modelos propios. Pide la lista de módulos instalados antes de mapear nada.

Business Central

En Dynamics 365 Business Central hay que distinguir la versión en la nube de la instalada en servidor propio, y tener en cuenta las extensiones que haya añadido el partner. Pregunta qué interfaz recomienda para tu versión y si las extensiones exponen los campos que necesitas.

Qué preguntar al proveedor o al partner del ERP

Lleva estas preguntas por escrito a la primera reunión:

• Si tu versión y tu plan exponen una API o servicio de integración, y si tiene coste o licencia adicional.
• Qué límites de peticiones aplica y qué pasa cuando se superan.
• Si hay un entorno de pruebas separado del de producción.
• Qué campos personalizados existen en vuestra instalación y cómo se leen o escriben desde fuera.
• Cómo se identifica un cliente: por NIF, por correo o por código interno, y qué pasa con los duplicados.
• Qué serie de facturación deben usar las ventas online y quién emite la factura.
• Cómo trata el ERP los descuentos por línea, los cupones y los gastos de envío.
• Si hay cambios normativos de facturación en marcha, cómo los cubre tu versión.

Si la respuesta a la primera pregunta es que no hay interfaz, todavía puede haber importación y exportación de ficheros, que funciona con más retraso y con más puntos de fallo que vigilar.

Facturación, impuestos y clientes: dónde más se descuadra

Muchas diferencias entre tienda y ERP aparecen en los importes. Algunos casos típicos:

• La tienda calcula con precios con IVA incluido y el ERP con base imponible, y el redondeo por línea deja céntimos de diferencia en el total.
• Un cupón del carrito se reparte entre las líneas de una forma en la tienda y de otra en el ERP.
• Los gastos de envío no existen como artículo en el ERP y el pedido entra incompleto.
• Las ventas a Canarias, Ceuta o Melilla, el recargo de equivalencia o las ventas intracomunitarias a empresas necesitan reglas propias.

Decide también quién emite la factura. Si la emite la tienda y luego se vuelve a generar en el ERP, tendrás dos numeraciones. Lo habitual es que la emita un solo sistema y el otro la consulte.

Con los clientes hay que elegir entre crear una ficha por cada comprador o agrupar las ventas a particulares en un cliente genérico. Para clientes profesionales con tarifas propias, la ficha debe estar enlazada en los dos sistemas; en la guía sobre la tienda online B2B explicamos cómo se organizan esas condiciones.

Errores, duplicados y reprocesos

Cualquier conexión fallará alguna vez, porque el ERP esté en mantenimiento o porque llegue una referencia que no existe. Para entonces necesitas saber qué pedido falló y por qué, y poder reenviarlo sin crear un duplicado.

En la práctica eso pide usar el identificador del pedido de la tienda como referencia única en el ERP, una cola que guarde lo pendiente, reintentos con límite y un registro que alguien del equipo pueda leer sin abrir el código. Si ya te han llegado pedidos repetidos, en qué hacer cuando un pedido se envía dos veces tienes el diagnóstico paso a paso.

Qué preparar antes de pedir presupuesto de integración

Con esta información, la valoración se hace sobre tu caso real:

• Nombre exacto del ERP, edición, versión y si está en la nube o en vuestro servidor.
• Contacto del partner o distribuidor que lo mantiene.
• Plataforma de la tienda y lista de módulos, apps o plugins que tocan pedidos o stock.
• Qué sistema manda en stock, precios, catálogo, clientes y facturas.
• Volumen aproximado de pedidos al día y en los picos de campaña.
• Almacenes, tarifas y series de facturación que intervienen.
• Tres o cuatro pedidos reales de ejemplo, incluido alguno con devolución o cupón.
• Qué se hace hoy a mano y cuánto tiempo lleva.

Si quieres que lo revisemos contigo, en integración ERP y ecommerce contamos cómo planteamos estos proyectos, desde el mapa de datos hasta las pruebas con pedidos reales.