En resum
- Dibuixa quines dades van de la botiga a l'ERP i quines tornen, amb un únic sistema mestre per a cada dada.
- No donis per fet que el teu ERP té API: depèn del producte, la versió i el pla.
- Les diferències més freqüents surten d'arrodoniments, cupons, enviaments i sèries de facturació.
- Fes servir l'identificador de la comanda com a referència única per poder tornar-la a processar sense duplicar-la.
Connectar la botiga en línia amb l'ERP sol començar amb una pregunta senzilla al proveïdor de l'ERP o a un cercador: si hi ha un connector per a Shopify, PrestaShop o WooCommerce. Sol haver-hi alguna cosa, i el que costa esbrinar és si aquest connector entén les teves tarifes i la teva manera de facturar. Aquesta guia repassa quines dades viatgen en cada sentit i què cal comprovar amb ERP habituals a Espanya com Holded, A3, Sage, Odoo o Business Central abans de decidir entre un connector o una integració a mida.
- Mapa de fluxosquina dada va en cada sentit i qui mana
- Tipus de connexióconnector existent, servei intermedi o integració a mida
- Preguntes al proveïdorAPI, límits, entorn de proves i camps personalitzats
- Imports i facturesarrodoniments, cupons, enviaments i un sol emissor
- Errors i reprocessamentsreferència única, cua, reintents i registre llegible
Quines dades viatgen entre la botiga i l'ERP en cada sentit
Abans de parlar d'eines, convé dibuixar els fluxos. Cada dada neix en un sistema i ha de tenir un únic lloc on es corregeix.
De la botiga a l'ERP solen anar:
- Comandes, amb les línies, els descomptes, les despeses d'enviament, els impostos i el mètode de pagament.
- Clients, sobretot els que demanen factura amb NIF i raó social.
- Devolucions i cancel·lacions, que a l'ERP es tradueixen en abonaments o rectificacions.
De l'ERP a la botiga solen anar:
- Estoc disponible per magatzem o l'estoc vendible ja calculat.
- Preus i tarifes, incloses les condicions especials de clients professionals.
- Dades d'articles, si l'ERP és el mestre del catàleg.
- Estats de comanda, número de seguiment i, de vegades, la factura en PDF.
No tots els fluxos necessiten la mateixa freqüència. L'estoc de productes amb rotació alta demana actualitzacions ràpides; les fitxes de producte poden anar per lots. Si vens a Shopify, a la guia per integrar Shopify amb un ERP sense que l'estoc deixi de quadrar entrem en detall en el repartiment de sistemes mestres.
Connectar la botiga en línia amb l'ERP: connector existent o integració a mida
El més habitual és triar entre un connector del marketplace o del fabricant de l'ERP, un servei intermedi amb un mapatge configurable o una integració programada per a la teva operativa.
Un connector existent encaixa quan el catàleg és senzill, hi ha un sol magatzem, les vendes són sobretot a particulars i el mapatge que porta coincideix amb el que fas. Es posa en marxa abans i el manté un tercer. A canvi, la seva lògica és la que és: si no preveu packs, diversos magatzems o una sèrie de facturació concreta, t'hi has d'adaptar o corregir a mà.
Una integració a mida comença a compensar quan hi ha tarifes per client, packs que descompten components, diverses botigues o canals contra el mateix ERP, regles d'impostos particulars o un volum en què corregir a mà deixa de ser assumible. També quan el connector actual falla i no deixa veure què ha fet amb cada comanda.
Posades l'una al costat de l'altra, les dues opcions es diferencien en aquests punts:
| Criteri | Connector estàndard | Integració a mida |
|---|---|---|
| Posada en marxa | Ràpida, gairebé tot és configuració | Més lenta: anàlisi, desenvolupament i proves amb comandes reals |
| Encaixa amb | Catàleg senzill, un magatzem i venda a particulars | Tarifes per client, packs, diversos magatzems o diversos canals |
| Regles pròpies | Les que prevegi el connector; la resta, a mà | Es programen segons la teva operativa |
| Manteniment | El fa el proveïdor del connector, al seu ritme | L'assumeix qui la desenvolupa o el teu equip |
| Errors i traçabilitat | Depèn del que mostri el connector | Registre i reprocessaments pensats per al teu cas |
| Cost | Llicència o quota, segons el proveïdor | Desenvolupament inicial i manteniment posterior |
El servei intermedi pot ser una eina d'automatització en què només es programen les parts amb regles pròpies. Ho comparem a la guia sobre n8n, Make o Zapier per a ecommerce.
Holded, A3, Sage, Odoo i Business Central: què cal comprovar en cada cas
Sota cadascun d'aquests noms hi ha productes, edicions i versions diferents, i la manera de treure'n o posar-hi dades canvia de l'una a l'altra. Per això no té sentit donar per fet que el teu ERP té API, ni com és. Comprova amb el teu proveïdor o el teu partner si la teva versió i el teu pla exposen una interfície per a integracions, quines dades cobreix i en quines condicions.
Holded
És un programari al núvol pensat per a pimes. Revisa si el teu pla permet l'accés per API, quines entitats cobreix (contactes, productes, comandes, factures, magatzems) i si gestiona diverses tarifes o magatzems tal com els fas servir tu.
A3
Sota la marca A3 conviuen diversos productes de gestió, uns instal·lats al servidor de l'empresa i altres al núvol. La via d'integració depèn de quin facis servir i de la versió, i moltes vegades passa pel distribuïdor que te'l va implantar. Pregunta si hi ha una interfície oficial, si requereix una llicència addicional i si cal instal·lar alguna cosa al vostre servidor.
Sage
Passa una cosa semblant: Sage té diverses línies de producte per a empreses de mides diferents, amb possibilitats d'integració diferents. Si l'ERP està instal·lat en local, esbrina com s'hi accedeix des de fora de la xarxa de l'oficina i qui manté aquest accés.
Odoo
Odoo existeix en edició comunitària i d'empresa, al núvol del fabricant o en un servidor propi. L'accés extern a les dades pot dependre de l'edició i del pla, i les instal·lacions amb mòduls afegits per un partner poden tenir camps o models propis. Demana la llista de mòduls instal·lats abans de mapar res.
Business Central
A Dynamics 365 Business Central cal distingir la versió al núvol de la instal·lada en un servidor propi, i tenir en compte les extensions que hi hagi afegit el partner. Pregunta quina interfície recomana per a la teva versió i si les extensions exposen els camps que necessites.
Què cal preguntar al proveïdor o al partner de l'ERP
Porta aquestes preguntes per escrit a la primera reunió:
- Si la teva versió i el teu pla exposen una API o un servei d'integració, i si té cost o llicència addicional.
- Quins límits de peticions aplica i què passa quan se superen.
- Si hi ha un entorn de proves separat del de producció.
- Quins camps personalitzats hi ha a la vostra instal·lació i com es llegeixen o s'escriuen des de fora.
- Com s'identifica un client: per NIF, per correu o per codi intern, i què passa amb els duplicats.
- Quina sèrie de facturació han de fer servir les vendes en línia i qui emet la factura.
- Com tracta l'ERP els descomptes per línia, els cupons i les despeses d'enviament.
- Si hi ha canvis normatius de facturació en marxa, com els cobreix la teva versió.
Si la resposta a la primera pregunta és que no hi ha interfície, encara hi pot haver importació i exportació de fitxers, que funciona amb més retard i amb més punts de fallada per vigilar.
Facturació, impostos i clients: on apareixen més diferències
Moltes diferències entre la botiga i l'ERP apareixen en els imports. Alguns casos típics:
- La botiga calcula amb preus amb IVA inclòs i l'ERP amb base imposable, i l'arrodoniment per línia deixa cèntims de diferència en el total.
- Un cupó de la cistella es reparteix entre les línies d'una manera a la botiga i d'una altra a l'ERP.
- Les despeses d'enviament no existeixen com a article a l'ERP i la comanda hi entra incompleta.
- Les vendes a Canàries, Ceuta o Melilla, el recàrrec d'equivalència o les vendes intracomunitàries a empreses necessiten regles pròpies.
Decideix també qui emet la factura. Si l'emet la botiga i després es torna a generar a l'ERP, tindràs dues numeracions. El més habitual és que l'emeti un sol sistema i l'altre la consulti.
Amb els clients cal triar entre crear una fitxa per a cada comprador o agrupar les vendes a particulars en un client genèric. Per a clients professionals amb tarifes pròpies, la fitxa ha d'estar enllaçada en els dos sistemes; a la guia sobre la botiga en línia B2B expliquem com s'organitzen aquestes condicions.
Errors, duplicats i reprocessaments
Qualsevol connexió fallarà alguna vegada, perquè l'ERP estigui en manteniment o perquè arribi una referència que no existeix. Per a aquell moment necessites saber quina comanda ha fallat i per què, i poder-la reenviar sense crear un duplicat.
A la pràctica això demana fer servir l'identificador de la comanda de la botiga com a referència única a l'ERP, una cua que desi el que està pendent, reintents amb límit i un registre que algú de l'equip pugui llegir sense obrir el codi. Si ja t'han arribat comandes repetides, a què fer quan una comanda s'envia dues vegades tens el diagnòstic pas a pas.
Què cal preparar abans de demanar pressupost d'integració
Amb aquesta informació, la valoració es fa sobre el teu cas real:
- Nom exacte de l'ERP, edició, versió i si és al núvol o al vostre servidor.
- Contacte del partner o distribuïdor que el manté.
- Plataforma de la botiga i llista de mòduls, apps o plugins que toquen comandes o estoc.
- Quin sistema mana en estoc, preus, catàleg, clients i factures.
- Volum aproximat de comandes al dia i en els pics de campanya.
- Magatzems, tarifes i sèries de facturació que hi intervenen.
- Tres o quatre comandes reals d'exemple, incloent-n'hi alguna amb devolució o cupó.
- Què es fa avui a mà i quant de temps porta.
Si vols que ho revisem amb tu, a integració ERP i ecommerce expliquem com plantegem aquests projectes, des del mapa de dades fins a les proves amb comandes reals.
