Cómo sincronizar stock con Amazon y marketplaces sin vender de más

Sincronizar stock con Amazon parece cosa de un conector: instalas una app, enlazas los productos por SKU y la cifra se actualiza sola. Funciona mientras el catálogo es pequeño y las ventas van despacio. Cuando el mismo producto se vende a la vez en la tienda, en Amazon y en otros marketplaces, empiezan las sobreventas y los pedidos que llegan al ERP con datos que no cuadran. Esta guía explica cómo organizar el stock compartido entre canales y qué decidir antes de elegir entre un conector y una integración propia.

Quién manda en el stock cuando vendes en varios canales

El primer paso es decidir dónde vive la cifra de stock. Puede ser el ERP, el programa de almacén, la propia tienda o una herramienta intermedia que reparte el inventario entre canales. Lo que da problemas es que cada canal lleve su propio número y se corrijan unos a otros.

Con un sistema maestro, el recorrido de cada venta es siempre el mismo:

Si la tienda es Shopify y el ERP lleva el almacén, en integrar Shopify con un ERP sin descuadrar el stock explicamos cómo repartir los papeles entre los dos sistemas.

Stock vendible: la cifra que publicas en cada canal

El stock físico del almacén casi nunca es lo que conviene publicar. A las unidades que hay en la estantería hay que restarles las reservadas para pedidos cobrados que aún no han salido, las que están dañadas o pendientes de revisar y, si lo decides así, un margen de seguridad. En la guía sobre el stock de Shopify y la venta online vemos por qué tener unidades no siempre significa poder venderlas.

El margen de seguridad es una reserva por canal. Si quedan tres unidades, la tienda puede seguir ofreciéndolas todas mientras Amazon deja de mostrar el producto cuando bajan de dos. Tiene un coste, porque alguna unidad deja de venderse en un canal, pero en productos con poco stock y mucha demanda ahorra cancelaciones. Las reglas pueden ir por producto, por familia o por canal. Conviene tenerlas escritas en un sitio donde también las vea el equipo comercial.

Si usas la logística de Amazon, las unidades que tienes en sus almacenes las gestiona Amazon y no forman parte del stock compartido. Lo que sincronizas es lo que envías tú desde tu almacén, así que lleva las dos cifras separadas en el ERP.

Por qué se vende de más al sincronizar stock con Amazon

La sobreventa aparece en el hueco entre que se vende una unidad en un canal y el resto de canales se enteran. Imagina un producto con una sola unidad. Entra un pedido en la tienda y el conector actualiza Amazon cada quince minutos: si alguien lo compra en Amazon dentro de ese intervalo, has vendido dos unidades de una.

Ese hueco se compone de varios tramos:

• Lo que tarda el pedido en llegar al sistema maestro. Si la tienda avisa al momento con un webhook, es muy poco; si algo consulta los pedidos cada cierto tiempo, se suma ese intervalo.
• Lo que tarda el maestro en recalcular y enviar la cifra a cada canal.
• Lo que tarda el marketplace en aplicar la actualización. Las actualizaciones de inventario no siempre son instantáneas y algunas se procesan en cola.
• Los pedidos que entran en el marketplace como pendientes antes de confirmarse. Conviene que reserven stock desde que aparecen, aunque todavía no estén pagados.

Hay orígenes menos evidentes: ventas en la tienda física que se registran al cerrar la caja, devoluciones que vuelven al stock antes de revisarse o ajustes de inventario hechos a mano en un canal y no en el maestro.

Frecuencia de actualización y límites de las API

La tentación es enviar todo cada minuto. Los marketplaces limitan cuántas peticiones aceptan en un periodo, y mandar el catálogo entero una y otra vez gasta ese margen y retrasa precisamente las actualizaciones que importan.

Suele funcionar mejor separar dos tipos de envío:

• Por evento: cuando un producto cambia de stock por una venta, una devolución o una entrada de mercancía, se envía solo ese producto y cuanto antes.
• Por lotes: una vez al día, o de noche, se compara el stock de todos los productos en todos los canales y se corrigen las diferencias que se hayan escapado.

La comparación periódica es la que destapa los errores silenciosos, como un SKU mal enlazado, una actualización que el marketplace rechazó o una variante que nadie dio de alta. Guarda en un registro cada envío con la respuesta del canal, para saber qué cifra tenía cada producto y en qué momento.

Conector multicanal o integración propia

Hay conectores y herramientas multicanal que enlazan la tienda con Amazon y otros marketplaces, y con un catálogo sencillo suelen bastar. Antes de contratar uno, pruébalo con tus casos difíciles:

• Productos con variantes de talla o color, y cómo enlaza cada variante con su ficha en el marketplace.
• Packs o lotes que descuentan stock de varios componentes.
• Varios almacenes, y de cuál sale la cifra que se publica en cada canal.
• Qué hace cuando falla una actualización: si reintenta, si avisa y dónde lo ves.
• Si permite un margen de seguridad por canal y por producto.
• Cómo pasa los pedidos al ERP y con qué datos.

Una integración propia tiene sentido cuando el conector no cubre esas reglas o no sabe hablar con tu ERP, y también cuando el volumen hace que las correcciones a mano ocupen horas cada semana. Suele montarse con un servicio intermedio que recibe los avisos de cada canal, consulta el maestro y publica la cifra, con una cola y reintentos para cuando un canal no responde.

Pedidos de Amazon y otros marketplaces hacia el ERP

Además del stock, los pedidos de los marketplaces tienen que llegar al ERP, y traen sus particularidades:

• Los datos del comprador pueden llegar limitados, según el marketplace y el tipo de envío.
• La factura puede emitirla el vendedor o generarla el marketplace, según la configuración de la cuenta y el país.
• Las comisiones del marketplace se liquidan aparte y no van dentro del pedido.
• Cada pedido trae su identificador propio, que hay que guardar en el ERP para no importarlo dos veces.

Lo más práctico suele ser dar de alta cada marketplace como un canal o un cliente genérico en el ERP, con su serie y su forma de cobro, y enlazar cada pedido con su identificador original. Si ya te han entrado pedidos repetidos, en qué hacer cuando un pedido se envía dos veces tienes el diagnóstico. Para el resto de flujos, la guía sobre conectar la tienda online con el ERP repasa qué preguntar al proveedor.

Qué preparar antes de sincronizar stock entre canales

Antes de hablar de herramientas, reúne esta información:

• Qué sistema lleva hoy el stock y quién lo corrige cuando no cuadra.
• En qué canales vendes y cuántas referencias publicas en cada uno.
• Si usas la logística de Amazon para parte del catálogo, y para qué productos.
• Cómo se corresponden los SKU de la tienda con los de cada marketplace, y si hay variantes o packs.
• Cuántas sobreventas o cancelaciones has tenido en los últimos meses y en qué productos.
• El ERP o el programa de almacén que usas, su versión y si ofrece API.
• Qué se hace hoy a mano, como ajustar stock, pasar pedidos o revisar diferencias.

Con eso podemos decirte si te basta un conector bien configurado o si hace falta una integración. En integraciones ecommerce explicamos cómo trabajamos y puedes contarnos tu caso.