Verifactu en una tienda online: qué cambia en la facturación

Verifactu en una tienda online afecta sobre todo a una pieza concreta: el programa que emite las facturas. Puede ser la propia plataforma (un módulo de PrestaShop, un plugin de WooCommerce, una app de Shopify), un programa de facturación aparte o el ERP. La Agencia Tributaria ha fijado requisitos para ese software, y con ellos cambia la forma de registrar y guardar cada factura. Aquí repasamos el lado técnico: qué es, a quién afecta en líneas generales, qué cambia según dónde factures y qué preguntar al proveedor. Las obligaciones de tu empresa y la fecha que te aplica las tiene que confirmar tu gestoría o la web de la AEAT, porque el calendario se ha modificado varias veces.

Qué es Verifactu y qué exige al software de facturación

Se suele llamar Verifactu a todo el conjunto, aunque el nombre corresponde a una de las dos formas de cumplir. La base es la llamada ley antifraude y un reglamento posterior que fija qué requisitos debe cumplir cualquier sistema informático de facturación: que los registros de cada factura no se puedan alterar sin dejar rastro, que se conserven, que se puedan consultar y que su historial se pueda seguir.

Para conseguirlo, cada factura genera un registro de facturación con una huella, un resumen calculado a partir de sus datos que se encadena con la huella del registro anterior. Si alguien borra o modifica una factura ya emitida, la cadena deja de cuadrar. La factura, en papel o en PDF, incorpora además un código QR con el que quien la recibe puede comprobarla o comunicarla a la AEAT.

El software puede trabajar de dos maneras:

• Modalidad Verifactu: el sistema envía cada registro de facturación a la AEAT al emitir la factura.
• Modalidad no Verifactu: el sistema guarda los registros con requisitos añadidos, como la firma electrónica, y los entrega a la AEAT si los pide.

En una tienda, el recorrido de una venta queda así:

El fabricante de cada programa debe declarar que cumple los requisitos mediante una declaración responsable. Es lo primero que conviene pedir a quien te da el software de facturación, sea el autor de un plugin o el fabricante del ERP.

A quién afecta Verifactu en una tienda online

En líneas generales, afecta a empresas y autónomos que emiten facturas con un programa informático y tributan por el Impuesto sobre Sociedades, por el IRPF con actividad económica o como no residentes con establecimiento permanente. Hay excepciones que la AEAT detalla, como las empresas que ya llevan sus libros de IVA por el Suministro Inmediato de Información (SII). El País Vasco y Navarra tienen su propia normativa foral, como TicketBAI en el País Vasco. Si tienes dudas sobre tu caso, pregúntalo a tu gestoría.

Para una tienda online, el punto práctico es que entran las facturas que emite el sistema, también las simplificadas que se generan en ventas a particulares. Si tu tienda genera una factura o un ticket por pedido, el programa que lo genera está dentro.

Tampoco hay que mezclarlo con la factura electrónica obligatoria entre empresas, que sale de otra ley y lleva su propio calendario. Son obligaciones distintas, aunque muchos programas de facturación preparen las dos a la vez.

Fechas de obligatoriedad: confírmalas en la AEAT o con tu gestoría

Las fechas en que Verifactu pasa a ser obligatorio se han retrasado más de una vez desde que se aprobó el reglamento, y podrían volver a moverse. Además, no son iguales para todos: el calendario distingue entre sociedades y el resto de obligados, y los fabricantes de software tienen su propio plazo para adaptar los programas.

Antes de planificar nada, consulta en la sede electrónica de la AEAT o con tu gestoría qué fecha te aplica. Después deja margen para la parte técnica: cambiar el sistema que emite las facturas en una tienda que vende a diario requiere probar pedidos, devoluciones y correos, y no conviene que esas pruebas caigan en plena campaña.

Si la factura sale de PrestaShop, WooCommerce o Shopify

Muchas tiendas generan la factura desde la propia plataforma. PrestaShop la crea al pasar el pedido a un estado concreto; en WooCommerce lo hace normalmente un plugin de facturas; en Shopify lo habitual es una app de facturación. Ese módulo, plugin o app es un sistema informático de facturación y tiene que cumplir los requisitos.

Lo que hay que revisar:

• Si el desarrollador ha anunciado la adaptación y ofrece la declaración responsable.
• Qué modalidad usa y qué certificado o autorización necesita para enviar los registros a la AEAT.
• Qué pasa si el envío falla: si la factura se emite igual y el registro queda pendiente de reenvío.
• Cómo se hacen las correcciones en devoluciones y cambios. Deben quedar como rectificativas o anulaciones registradas, en lugar de editar la factura original.
• Si el QR aparece en el PDF que recibe el cliente y en la descarga desde su cuenta.
• Cómo se reparten series y numeración cuando hay varias tiendas o idiomas.

Hay un riesgo particular con las facturas generadas por código a medida o por un módulo que ya no tiene mantenimiento. Si el autor no va a adaptarlo, hay que sustituirlo o mover la facturación a otro sistema. En PrestaShop revisa también si algún override o módulo propio modifica la generación de facturas, porque ese cambio podría quedar fuera de lo que declara el fabricante; en overrides o hooks en PrestaShop explicamos cómo localizarlos.

Imagina una tienda en PrestaShop que emite sus facturas desde el panel y, para los clientes mayoristas, factura desde el ERP. Tiene dos sistemas de facturación y los dos tienen que cumplir, o hay que unificar la facturación en uno.

Si factura el ERP o un programa de facturación aparte

En otro montaje habitual la tienda no emite facturas: envía los pedidos al ERP, que factura con su propia serie. Aquí la adaptación depende sobre todo del fabricante del ERP, y en la tienda cambian menos cosas, aunque algunas merecen revisión:

• La integración debe enviar al ERP todos los datos que necesita la factura, incluidos el NIF y la razón social cuando el cliente pide factura completa.
• Si la tienda generaba facturas o documentos parecidos, conviene desactivarlos para que el cliente no reciba nada que pueda tomar por una factura con otra numeración.
• Las devoluciones registradas en la tienda tienen que llegar al ERP para que emita la rectificativa.
• El PDF con el QR lo genera el ERP. Decide cómo llega al cliente: por correo desde el ERP o subido de vuelta a su cuenta en la tienda.
• Si la integración falla y los pedidos se acumulan, la facturación se retrasa. Vigila la cola de pedidos pendientes.

Los pedidos duplicados pesan más con este sistema, porque una factura emitida dos veces no se borra y hay que anularla o rectificarla de forma registrada. Si ya te ha pasado, en qué hacer cuando un pedido se envía dos veces tienes cómo evitarlo con un identificador único. Y si todavía estás decidiendo cómo enlazar los dos sistemas, la guía para conectar la tienda online con el ERP repasa qué datos viajan en cada sentido y qué preguntar al fabricante.

Qué preguntar al proveedor del software antes de la fecha que te aplique

Lleva estos puntos por escrito, tanto si el software es un plugin como si es el ERP:

• Si el programa tiene la declaración responsable y a partir de qué versión.
• Qué modalidad admite, Verifactu, no Verifactu o las dos, y si se puede cambiar más adelante.
• Qué necesita para enviar los registros: certificado electrónico propio, representación o un servicio del fabricante.
• Cómo trata los fallos de conexión con la AEAT y los reenvíos pendientes.
• Cómo se hacen anulaciones y rectificativas, y si la tienda puede pedirlas por API.
• Si la actualización tiene coste o cambia las condiciones de la licencia.
• Si la API para crear facturas desde la tienda cambia con la adaptación.
• Cómo gestiona series y numeración con varias tiendas, canales o empresas.

Antes de hablar con tu gestoría o con nosotros, apunta dónde se emiten hoy las facturas de la tienda, qué plugin, módulo o app lo hace, cuántas series usáis, cómo se tramitan las devoluciones y si hay ventas en marketplaces o en tienda física que se facturan por otro lado.

Si la adaptación pasa por mover la facturación al ERP o por cambiar la integración, en integración ERP y ecommerce contamos cómo lo planteamos. Qué obligaciones tienes y desde cuándo es una pregunta para tu asesor fiscal; el cambio técnico en la tienda lo podemos revisar contigo.