Verifactu en una botiga en línia: què canvia en la facturació

Verifactu en una botiga en línia afecta sobretot una peça concreta: el programa que emet les factures. Pot ser la mateixa plataforma (un mòdul de PrestaShop, un plugin de WooCommerce, una app de Shopify), un programa de facturació a part o l'ERP. L'Agència Tributària ha fixat requisits per a aquest programari, i amb ells canvia la manera de registrar i conservar cada factura. Aquí repassem la part tècnica: què és, a qui afecta en línies generals, què canvia segons on facturis i què cal preguntar al proveïdor. Les obligacions de la teva empresa i la data que t'aplica les ha de confirmar la teva gestoria o el web de l'AEAT, perquè el calendari s'ha modificat diverses vegades.

Què és Verifactu i què exigeix al programari de facturació

Se sol anomenar Verifactu tot el conjunt, tot i que el nom correspon a una de les dues maneres de complir. La base és l'anomenada llei antifrau i un reglament posterior que fixa quins requisits ha de complir qualsevol sistema informàtic de facturació: que els registres de cada factura no es puguin alterar sense deixar rastre, que es conservin, que es puguin consultar i que se'n pugui seguir l'historial.

Per aconseguir-ho, cada factura genera un registre de facturació amb una empremta, un resum calculat a partir de les seves dades que s'encadena amb l'empremta del registre anterior. Si algú esborra o modifica una factura ja emesa, la cadena deixa de quadrar. La factura, en paper o en PDF, incorpora a més un codi QR amb què qui la rep la pot comprovar o comunicar a l'AEAT.

El programari pot treballar de dues maneres:

• Modalitat Verifactu: el sistema envia cada registre de facturació a l'AEAT en emetre la factura.
• Modalitat no Verifactu: el sistema conserva els registres amb requisits afegits, com la signatura electrònica, i els lliura a l'AEAT si els demana.

En una botiga, el recorregut d'una venda queda així:

El fabricant de cada programa ha de declarar que compleix els requisits mitjançant una declaració responsable. És el primer que convé demanar a qui et dona el programari de facturació, sigui l'autor d'un plugin o el fabricant de l'ERP.

A qui afecta Verifactu en una botiga en línia

En línies generals, afecta empreses i autònoms que emeten factures amb un programa informàtic i tributen per l'Impost sobre Societats, per l'IRPF amb activitat econòmica o com a no residents amb establiment permanent. Hi ha excepcions que l'AEAT detalla, com les empreses que ja porten els llibres d'IVA pel Subministrament Immediat d'Informació (SII). El País Basc i Navarra tenen la seva pròpia normativa foral, com TicketBAI al País Basc. Si tens dubtes sobre el teu cas, pregunta-ho a la gestoria.

Per a una botiga en línia, el punt pràctic és que hi entren les factures que emet el sistema, també les simplificades que es generen en vendes a particulars. Si la teva botiga genera una factura o un tiquet per comanda, el programa que el genera hi està inclòs.

Tampoc no s'ha de barrejar amb la factura electrònica obligatòria entre empreses, que surt d'una altra llei i té el seu propi calendari. Són obligacions diferents, encara que molts programes de facturació preparin les dues alhora.

Dates d'obligatorietat: confirma-les a l'AEAT o amb la gestoria

Les dates en què Verifactu passa a ser obligatori s'han endarrerit més d'una vegada des que es va aprovar el reglament, i es podrien tornar a moure. A més, no són iguals per a tothom: el calendari distingeix entre societats i la resta d'obligats, i els fabricants de programari tenen el seu propi termini per adaptar els programes.

Abans de planificar res, consulta a la seu electrònica de l'AEAT o amb la gestoria quina data t'aplica. Després deixa marge per a la part tècnica: canviar el sistema que emet les factures en una botiga que ven cada dia requereix provar comandes, devolucions i correus, i no convé que aquestes proves caiguin en plena campanya.

Si la factura surt de PrestaShop, WooCommerce o Shopify

Moltes botigues generen la factura des de la mateixa plataforma. PrestaShop la crea quan la comanda passa a un estat concret; a WooCommerce ho fa normalment un plugin de factures; a Shopify el més habitual és una app de facturació. Aquest mòdul, plugin o app és un sistema informàtic de facturació i ha de complir els requisits.

El que cal revisar:

• Si el desenvolupador ha anunciat l'adaptació i ofereix la declaració responsable.
• Quina modalitat fa servir i quin certificat o autorització necessita per enviar els registres a l'AEAT.
• Què passa si l'enviament falla: si la factura s'emet igualment i el registre queda pendent de reenviament.
• Com es fan les correccions en devolucions i canvis. Han de quedar com a rectificatives o anul·lacions registrades, en lloc d'editar la factura original.
• Si el QR apareix al PDF que rep el client i a la descàrrega des del seu compte.
• Com es reparteixen sèries i numeració quan hi ha diverses botigues o idiomes.

Hi ha un risc particular amb les factures generades per codi a mida o per un mòdul que ja no té manteniment. Si l'autor no l'adaptarà, cal substituir-lo o moure la facturació a un altre sistema. A PrestaShop revisa també si algun override o mòdul propi modifica la generació de factures, perquè aquest canvi podria quedar fora del que declara el fabricant; a overrides o hooks a PrestaShop expliquem com localitzar-los.

Imagina una botiga a PrestaShop que emet les factures des del tauler i, per als clients majoristes, factura des de l'ERP. Té dos sistemes de facturació i tots dos han de complir, o cal unificar la facturació en un de sol.

Si factura l'ERP o un programa de facturació a part

En un altre muntatge habitual la botiga no emet factures: envia les comandes a l'ERP, que factura amb la seva pròpia sèrie. Aquí l'adaptació depèn sobretot del fabricant de l'ERP, i a la botiga canvien menys coses, tot i que algunes mereixen revisió:

• La integració ha d'enviar a l'ERP totes les dades que necessita la factura, inclosos el NIF i la raó social quan el client demana factura completa.
• Si la botiga generava factures o documents semblants, convé desactivar-los perquè el client no rebi res que pugui confondre amb una factura amb una altra numeració.
• Les devolucions registrades a la botiga han d'arribar a l'ERP perquè emeti la rectificativa.
• El PDF amb el QR el genera l'ERP. Decideix com arriba al client: per correu des de l'ERP o pujat de tornada al seu compte a la botiga.
• Si la integració falla i les comandes s'acumulen, la facturació s'endarrereix. Vigila la cua de comandes pendents.

Les comandes duplicades pesen més amb aquest sistema, perquè una factura emesa dues vegades no s'esborra i cal anul·lar-la o rectificar-la de manera registrada. Si ja t'ha passat, a què fer quan una comanda s'envia dues vegades tens com evitar-ho amb un identificador únic. I si encara estàs decidint com enllaçar els dos sistemes, la guia per connectar la botiga en línia amb l'ERP repassa quines dades viatgen en cada sentit i què cal preguntar al fabricant.

Què cal preguntar al proveïdor del programari abans de la data que t'apliqui

Porta aquests punts per escrit, tant si el programari és un plugin com si és l'ERP:

• Si el programa té la declaració responsable i a partir de quina versió.
• Quina modalitat admet, Verifactu, no Verifactu o totes dues, i si es pot canviar més endavant.
• Què necessita per enviar els registres: certificat electrònic propi, representació o un servei del fabricant.
• Com tracta les fallades de connexió amb l'AEAT i els reenviaments pendents.
• Com es fan anul·lacions i rectificatives, i si la botiga les pot demanar per API.
• Si l'actualització té cost o canvia les condicions de la llicència.
• Si l'API per crear factures des de la botiga canvia amb l'adaptació.
• Com gestiona sèries i numeració amb diverses botigues, canals o empreses.

Abans de parlar amb la gestoria o amb nosaltres, apunta on s'emeten avui les factures de la botiga, quin plugin, mòdul o app ho fa, quantes sèries feu servir, com es tramiten les devolucions i si hi ha vendes en marketplaces o en botiga física que es facturen per una altra banda.

Si l'adaptació passa per moure la facturació a l'ERP o per canviar la integració, a integració ERP i ecommerce expliquem com ho plantegem. Quines obligacions tens i des de quan és una pregunta per al teu assessor fiscal; el canvi tècnic a la botiga el podem revisar amb tu.