Estoc de Shopify: per què hi ha unitats que no pots vendre en línia

L'equip consulta l'inventari i confirma que queden unitats, però el web mostra el producte esgotat. O a l'inrevés: la fitxa deixa comprar i el magatzem no pot preparar la comanda. Totes dues situacions són habituals quan l'estoc de Shopify es llegeix com una sola xifra, perquè cada ubicació, cada canal i cada estat de l'inventari guarden quantitats diferents. Convé saber-les llegir abans de personalitzar res.

Com organitza Shopify l'estoc: ubicacions i estats

Shopify organitza l'inventari per ubicacions: magatzems, botigues físiques amb POS, apps de logística o proveïdors. Cada ubicació té les seves quantitats i, segons com estigui configurada, pot atendre o no comandes en línia.

A més, dins de cada ubicació no totes les unitats són iguals. Segons la versió i el pla, l'administrador distingeix entre unitats disponibles, unitats compromeses amb comandes encara no preparades i unitats no disponibles perquè estan malmeses, en revisió o reservades com a marge de seguretat. Revisa a la teva botiga quins estats es fan servir i qui els actualitza.

Per això cal separar tres conceptes:

• Estoc físic: el que hi ha a la prestatgeria.
• Estoc disponible: el físic menys el compromès i el no disponible.
• Estoc vendible en línia: el disponible a les ubicacions que poden preparar comandes web.

El web pot mostrar una xifra diferent de la del magatzem amb Shopify funcionant correctament. N'hi ha prou que les regles configurades no reflecteixin com treballa l'empresa.

Fes un mapa de les ubicacions

Abans de tocar la configuració o el codi, fes un mapa. Per a cada ubicació, respon:

• Prepara comandes en línia?
• Ven en botiga física amb POS?
• Rep devolucions?
• Guarda estoc de reserva que no s'hauria de vendre?
• Quin sistema n'actualitza les quantitats: Shopify, un ERP o un programari de magatzem?

Més que tenir un inventari únic per comoditat, el que necessites és saber què significa cada quantitat i qui la pot modificar. Imagina una marca amb un magatzem central i tres botigues: si les botigues no envien comandes, les seves unitats no haurien de sumar en la disponibilitat en línia, encara que apareguin al total de l'administrador.

Aquest mapa és també el document que necessitarà qualsevol persona que hagi de programar, integrar o mantenir la botiga. Sense aquest mapa, cada canvi es fa a base de suposicions.

Botigues físiques amb POS i estoc que no ha d'anar al web

Una botiga física amb POS pot tenir unitats que no s'haurien d'oferir en línia: gènere d'exposició, unitats reservades per a clients o un estoc mínim per no buidar el lineal. Si aquesta ubicació està configurada per atendre comandes en línia, Shopify li pot assignar comandes web que després ningú no prepara.

Amb aplicacions de tercers el problema s'agreuja. Una app d'avisos de reposició o d'etiquetes d'«últimes unitats» pot llegir el total de totes les ubicacions en lloc de l'estoc vendible en línia. Així surten correus de «ja està disponible» per a productes que no es poden comprar, o apareixen urgències falses a la fitxa. Comprova com calcula cada aplicació la disponibilitat, perquè el número que mostra l'administrador no t'ho diu.

Abans de culpar la integració, mira quina xifra llegeix cada peça: el total, el disponible o el vendible per canal.

Com s'assignen les comandes a les ubicacions

Quan entra una comanda, Shopify decideix des de quina ubicació es prepara segons les regles d'assignació configurades: prioritat d'ubicacions, proximitat o disponibilitat, segons el que ofereixi el teu pla. Si les regles no coincideixen amb l'operativa real, passen coses com aquestes:

• Comandes assignades a una botiga física que no fa enviaments.
• Comandes dividides entre ubicacions quan preferiries esperar i enviar-ho tot junt.
• Terminis anunciats que no corresponen al magatzem que realment prepara la comanda.

El tercer cas afecta directament els terminis de lliurament personalitzats a Shopify: si la data promesa depèn de la ubicació, l'assignació ha de ser coherent amb el missatge que veu el client.

Revisa també què passa amb les comandes que no es poden preparar des de cap ubicació. Segons la configuració, es poden quedar pendents, dividir-se o assignar-se a una ubicació sense prou estoc. Cada comportament té conseqüències diferents per al magatzem i per al que es comunica al client, així que tria'n un expressament i deixa'l documentat perquè tot l'equip sàpiga què ha d'esperar.

Proves que cal fer abans de programar

Abans d'encarregar cap desenvolupament, fes proves reals en una botiga de desenvolupament o amb productes de prova:

• Una comanda en línia amb estoc només al magatzem.
• Una venda a la caixa de l'última unitat d'una botiga.
• Un trasllat entre ubicacions amb mercaderia en trànsit.
• Una devolució en línia rebuda en una botiga física.
• Un producte amb unitats només en una ubicació que no atén comandes web.
• Les notificacions de disponibilitat i els terminis anunciats en cada cas.

Aquestes proves revelen molt més que navegar per una fitxa amb deu unitats a tots els magatzems. Apunta el resultat esperat abans de cadascuna. Si l'equip no es posa d'acord sobre el que hauria de passar, el que falta és una decisió de negoci, i convé prendre-la abans d'escriure codi.

Si hi ha un ERP o un programari de magatzem, defineix quina és la font mestra i amb quina freqüència sincronitza. Quan la connexió amb l'ERP ja està activa, una integració ERP i ecommerce ben dissenyada ha d'enviar la disponibilitat desglossada per ubicació en lloc d'un total.

Quan cal un desenvolupament propi

Primer esgota les possibilitats natives: configuració d'ubicacions, regles d'assignació i estats d'inventari. Moltes botigues resolen el problema només posant ordre a la configuració.

El desenvolupament a mida comença a ser raonable quan hi intervenen:

• Reserves complexes, per exemple estoc apartat per a comandes B2B o marketplaces.
• Canals separats que han de veure disponibilitats diferents.
• Proveïdors externs amb estoc propi que es ven per encàrrec.
• Compromisos de lliurament que depenen de l'origen de l'enviament.
• Regles d'estoc de seguretat per producte o per temporada.

A partir d'aquí, la feina consisteix a dissenyar la dada de disponibilitat: com es calcula, on es desa, què l'actualitza i com es recupera davant d'errors. A estoc multimagatzem a Shopify expliquem com ho enfoquem, i a integracions Shopify, com connectem aquesta lògica amb la resta de sistemes.

Llista de comprovació ràpida de l'estoc a Shopify

• Mapa d'ubicacions amb la seva funció i el sistema que les actualitza.
• Ubicacions que atenen comandes en línia revisades una per una.
• Estats d'inventari utilitzats i responsable de cada ajust.
• Regles d'assignació de comandes alineades amb l'operativa.
• Apps d'estoc i d'avisos revisades: quina xifra llegeixen.
• Font mestra i freqüència de sincronització si hi ha ERP.

Què ha de veure el client si falla la connexió amb el magatzem

Decideix què hauria de veure el client si demà falla la connexió entre el magatzem i Shopify. Respondre-ho obliga a fixar quan es bloqueja una venda, quan es mostra un avís i qui rep una alerta, i aquestes regles convé tenir-les abans de connectar cap API.